Pengertian Manajemen

Pengertian manajemen yang dikemukakan oleh para ahli seperti Fayol. Terry. Taylor adalah berbeda-beda, tetapi pada pokoknya semua ini mempunyai pengertian yang sama. Perbedaan yang ada hanyalah terletak pada latar belakang keahlian masing masing, sehingga tinjauan manajemennya berasal dari segi yang berbeda pula.

Berikut ini dikemukakan pengertian manajemen yang diberikan oleh Profesor Oei Liang I ee.

Pengertian Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dari defenisi tentang manajemen tersebut, dapatlah diambil kesimpulan bahwa manajemen mempunyai fungsi,yaitu:

1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Pengarahan
4. Pengkoordinasian
5. Pengawasan

Kelima macam fungsi manajemen ini sangat penting didalam menjalankan semua kegiatan. Semua ini dimaksudkan agar kegiatan apapun yang dilakukan dapat berjalan dengan baik, sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.

Pada gambar dibawah ini memperlihatkan bahwa mekanisme kerja dari fungsi fungsi manajeme tersebut dimulai dengan adanya keinginan, kebutuhan serta informasi. Adanya keinginan dan kebutuhan mendorong seseorang untuk melakukan suatu kegiatan. Maksud tersebut akan lebih terdorong untuk dilakukan bilamana telah tersedia sejumlah informasi.

Setiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sebuah lembaga tertentu mempunyai tujuan, dan untuk mencapai tujuan tersebut perlulah dibuat perencanaan terlebih dahulu. Perencanaan ini menggambarkan tentang:

1. Apa
2. Bagaimana
3. Mengapa dan
4. Kapan akan dilakukan

Setelah perencanaan disusun, baru ditetapkan siapa yang akan melakukan, bagaimana pembagian kerjanya, bagaimana wewenangnya, tanggung jawab, serta pertanggung jawaban masing masing kegiatan. Mereka (pelaksana Organisasi) terdiri atas orang orang yang mempunyai berbagai macam keinginan. Kebutuhan serta pola berfikir yang berbeda-beda meskipun diorganisasi didalam suatu wadah organisasi, belum tentu kegiatan seseorang searah dengan yang lain. Oleh karena itu perlu diadakan pengarahan agar masing masing bersedia menyumbangkan tenaganya semaksimal mungkin untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Jadi untuk mencapai tujuan harus ada kegiatan, dalam mana kegiatan kegiatan yang sama disatukan didalam suatu wadah yang disebut fungsi. Tentu saja fungsi yang harus dilakukan banyak dan berbeda- beda. Oleh karena itu fungsi fungsi yang berbeda-beda ini perlu dikoordinasikan sedemikian rupa, agar supaya tidak terdapat kontradiksi antara fungsi satu dengan yang lain untuk menuju kepada sasaran yang sama.

Sebuah rencana yang sudah ditetapkan sekarang dimaksudkan untuk dilaksanakan pada waktu-waktu  mendatang. Keadaan/waktu yang akan mendatang, yang penuh dengan tidak kepastian ini sering menimbulkan berbagai akibat dan penyimpangan, sehingga hasil kerja yang telah dirancang tidak sesuaid dengan apa yang telah direncanakan. Untuk menghilangkan atau menjaga agar penyimpangan yang terjadi tidak terlampaui jauh dari rencana, maka perlu diadakan pengawasan/pengendalian.

Namun demikian tidaklah berarti bahwa tugas pengawasan hanya menjaga agar penyimpangan tidak terlalu jauh melampaui standart yang telah ditetapkan, tetapi mencakup kegiatan-kegiatan untuk mencari kemungkinan terjadinya penyimpangan, dan mencegah agar penyimpangan tersebut tidak terjadi.

Dalam jangka panjang, mekanisme kerja dari fungsi fungsi manajemen ini berjalan secara kronologis seperti uraian diatas, sedangkan dalam jangka pendek akan berjalan secara bersama-sama. Setelah fungsi terakhir (pengawasan) selesai dilakukan, maka kegiatan berikutnya dilakukan dengan mengadakan perencanaan lagi. Jika digambarkan fungsi fungsi manajemen ini akan berjalan/berputar seperti sebuah roda lihat gambar 2

Jenjang Manajemen

Perusahaan perusahaan besar biasanya mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen. Ketiga jenjang tersebut adalah

1. Manajemen puncak atau manajemen eksekutif
2. Manajemen madya atau manajemen adminstratif
3. Manajemen operasioanl atau manajemen supervisor.

Seperti terlihat pada gambar 3 dibawah ini masing masing jenjang dari piramida manajemen itu memberikan persi yang berbeda-beda pada keputusan-keputusan pokok.

 

1. Manajemen puncak

Jenjang tertinggi adalah manajemen puncak, sering disebut manajemen senior atau eksekutif kunci. Biasanya mempunyai berbagai pengalaman bertahun tahun. Jenjang ini meliputi  dewan direktur, direktur utama atau chief excecutive officer (CEO), dan pimpinan lain. Manajemen puncak bertugas menyusun rencana penting umum perusahaan dan mengambil keputusan keputusan penting tentang hal hal seperti penggabungan (merger), produk baru, dan pengeluaran saham.

2. Manajemen Madya

Jenjang berikutnya dalam piramida manajemen itu, disebut manajemen madya atau manajemen administratif, meliputi pimpinan pabrik dan atau manajer divisi. Para manajer ini mempunyai tanggung jawab dalam penyusunan rencana orperasi yang melaksanakan rencana rencana umum dari manajer puncak.

3. Manajemen Operasional

Manajemen operasional ini merupakan jenjang terendah dalam para piramida. Tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh para manajer madya. Manajer operasional sering disebut “supervisor garis pertama” (fist-line supervisor), karena mereka bertanggung jawab melakukan supervisi kepada karyawan yang mengerjakan kegiatan harian.

Perencanaan

Perencanaan merupakan fungsi terpenting diantara semua fungsi-fungsi manajemen yang ada. Ibarat suatu perjalanan dengan menggunakan kapal, perencanaan ini merupakan pedoman yang harus dipakai untuk mengarahkan tujuan kemana kapal tersebut akan dibawa berlayar.

Dalam sebuah kegiatan yang bersifat manajerial untuk mendukung usaha-usaha pencapaian tujuan, fungsi tujuan haruslah dilakukan terlebih dahulu daripada fungsi fungsi pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan. Ini merupakan salah satu sifat utama dan fungsi perencanaan. Adapun sifat-sifat yang lain  dari fungsi perencanaan adalah: sumbangan terhadap tujuan serta efisiensi dari rencana itu sendiri.

Bentuk bentuk perencanaan

Seperti telah diuraikan di atas, bahwa  ditetapkan sekarang dan dilaksanakan serta digunakan untuk waktu yang akan datang. Dengan mendasarkan diri kepada pengertian ini, maka perencanaan ini memiliki bentuk bentuk sebagai berikut:

1. Tujuan (Objective)

Tujuan merupakan suatu sasaran dimana kegiatan itu diarahkan dan diusahakan untuk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu. Semua orang harus mengetahui tujuan  dalam organisasi yang hendak dicapainya, agar kegiatan-kegiatan yang dilakukannya tidak saling bertentangan . cara yang mereka tempuh dapat berbeda-beda sesuai dengan pembagian tugas masing masing orang.

1. Kebijakan (Policy)

Kebijakan adalah suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan tindakan untuk mencapai tujuan. Karena kebijakan ini biasanya tidak tertulis, maka seringkali sulit untuk dipahami oleh para bawahan.

2. Strategi

Strategi merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat. Perlunya diadakan penyesuaian ini dsebabkan oleh adanya berbagai macam reaksi . oleh karena itu dalam membuat strategi haruslah memperhatikan beberapa faktor seperti, ketepatan waktu, ketepatan tindakan yang akan dilakukan dan sebagainya.

3. Prosedur

Prosedur merupakan serangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang. Jadi prosedur ini lebih menitikberatkan suatu tindakan. Adanya prosedur akan lebih memudahkan pelaksanaan semua aktivitas dalam organisasi.

4. Aturan

Aturan adalah suatu tindakan bersifat spesifik dan merupakan bagian dari prosedur. Aturan aturan yang saling berkaitan dapat dikelompokkan menjadi satu golongan, disebut prosedur.

5. Program

Program merupakan campuran antara kebijakan prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran (budget); semuanya ini akan menciptakan adanya tindakan. Dalam organisasi biasanya program dibuat dua macam , yaitu, program umum dan program khusus. Program umum meliputi seluruh organisasi, sedangkan program khusus meliputi  kegiatan kegiatan dari masing masing bagian yang ada dalam organisasi.

Kegunaan Perencanaan

Dibandingkan dengan fungsi fungsi yang lain, perencanaan adalah sangat penting sebab merupakan fungsi dasar bagi fungsi fungsi  tersebut. Adapun kegunaan daripada perencanaan adalah:

• Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang
• Mengarahkan perhatian pada tujuan
• Memperingan biaya
• Merupakan sarana untuk Mengadakan pengawasan

Pengambilan Keputusan

1. Syarat pengambilan keputusan

Untuk mengambil keputusan yang baik dan tepat tidaklah mudah, harus mempertimbangkan berbagai faktor yang ada terutama faktor faktor yang mempunyai hubungan langsung maupun tidak terhadap pengambilan keputusan tersebut. Pengambilan keputusan yang efektif memerlukan adanya pemilihan tindakan yang rasional. Untuk bertindak ataupun mengambil keputusan secara rasional tersebut membutuhkan beberapa syarat, sebagai berikut:

• Harus berusaha untuk dapat mencapai sautu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif
• Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan tujuan manakah yang dapat dicapai beserta segala kekuarangannya
• Harus mempunyai kamampuan untuk mengadakan analisis dan penilaian berbagai alternatif sesuai dengan tuntutan-tuntutan untuk mencapai tujuan
• Harus bersikap oftimis dan mempunyaii kamauan yang kuat untuk memilih alternatif yang paling baik.

2.  Alat pengambilan keputusan

Untuk mengambil keputusan yang rasional digunakan alat-alat sperti

• Operation recearch
• Teori probabilitas
• Linear programming.

Selain ketiga macam alat pengambil keputusan diatas, masih terdapat beberapa teknik yang dipakai untuk memperbaiki kualitas pada keadaan yang sifatnya tidak pasti, tetapi masih terdapat didalam batas batas kewajaran. Alat alat tersebut adalah

• Analisa resiko dan
• Pohon keputusan

     Lihat juga: