Pengertian SOP

Standard Operation Procedure adalah suatu dekumen tertulis yang isinya mengenai kegiatan rutin atau dilakukan secara berulang-ulang dan harus dipatuhi semua orang yang ada pada organisasi.

Menurut Laksmi, dkk (2008:52) SOP adalah dokumen yang berkaitan tentang prosedur yang dilakukan secara kronologis guna menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil yang paling efektif dari para pekerja  dengan biaya seminimal mungkin (serendah-rendahnya).

Sedangkan menurut Moekijat (2008), standard operation procedure  adalah uratan langkah-langkah (atau pelaksanaan pekerjaan), dimana pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, siapa yang melakukannya.

Menurut Purnamasari (2015;13) standard operational procedure adalah suatu prosedur kerja yang dibuat secara detail serta terperinci bagi semua karyawan guna melaksanakan pekerjaan dengan sebaik-baiknya sesuai dengan visi, misi & tujuan suatu lembaga, isntitusi maupun intansi.

Menurut Bapenas, SOP dalam linkup pemerintahan adalah serangkaian intruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, bagiamana dan kapan harus dilakukan dan oleh siapa dilakukan. ^[1]

Dari beberapa pendapatan ahli diatas, maka dapat disimpulkan standard operational procedure adalah merupakan landasan atau pedoman dalam menjalankan tugas, alat ukur kerja, dan juga dapat memberikan rasa percaya diri dalam melakukan setiap langkah kerja.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam SOP

Menurut Purmasari (2015:13) dalam menyusun standard operation procedure  dalam sebuah organisasi seperti konsistensi, efisisensi, meminimalkan kesalahan, penyelesaian masalah, perlindungan tenaga kerja, peta kerja serta batasan pertahanan. ^[2]

1. 1. Konsistensi

Karena SOP merupakan suatu ketetapan atau prosedur kerja maka harus dilaksanakan secara konsisten. Oleh karenaya semua pihak yang terlibat harus memiliki tingkat kedisiplinan yang tinggi. Tanpa kedisiplinan tidak akan perna tercapai.

1. 2. Efisiensi

Merupakan Unsur ini mutlak harus ada dalam pembuatan standard operation procedure , karena semua yang berhubungan dengan aktivitas kerja diharapkan dapat melaksanakan secara cepat, cermat & tepat sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Bilamana terjadi kerugian, maka secara langsung dapat di cek dari efisiensi sumber daya yang dimaksudkan.

1. 3. Meminimalkan kesalahan

Seperti dijelaskan diatas, SOP merupakan ketetapan atau prosedur kerja yang dimaksudkan dapat membingbing karyawan untuk bekerja secara sistematis. Dengan demikian karyawan diharapkan tidak membuat suatu kesalahan yang berakibat fatal terhadap instansi atau perusahaan terkait. Melalui SOP ini, diharapkan karyawan dapat meminimalkan kesalahan.

1. 4. Penyelesaian masalah

Tidak jarang dalam suatu organisasi terjadi konfilik intres,  baik sesama karyawan, karyawan dengan pihak pimpinan dan pihak – pihak lainnya. Konflik akan berkepanjangan dan seakan tidak ada yang menjadi pihak yang menengahi guna menyelesaikan masalah tersebut. Bila dikembalikan ke SOP yang telah disusun dan disepakati, maka kedua belah pihak  yang sedang berkonflik harus tunduk pada SOP tersebut, dengan demikian konflik akan segara teratasi dengan mudah dan dicari jalan keluarnya.

1. 5. Perlindungan tenaga kerja

Maksudnya adalah untuk melindungi para karyawan yang berhubungan dengan persoalan pekerjaan, misalnya sikap loyalitas karyawan terhadap suatu perusahaan & karyawan sebagai individu secara personal. Dalam SOP akan terlihat jelas mengenai batasan agar kedua pihak tidak tercampur aduk dan minimbulkan persoalan yang sulit diatasi.

1. 6. Peta kerja

SOP dibuat dapat dijadikan sebagai pola dari semua aktivitas yang dilakukan sudah tertatah rapih & dijalankan didalam pikiran masing – masing sebagai kebiasaan yang pasti. Melalui standard operational procedure  diharapkan akan membantu dalam kemajuan perusahaan. Selian itu, peta kerja yang jelas akan mendukung aktivitas yang lebih disiplin.

1. 7. Batasan pertahanan

Seperti dijelaskan pada poin 6, melalui standar operasional prosedur semua masalah akan terang benderang, SOP di ibaratkan sebagai pertahanan yang kokoh. Sebab semua procedure aktivitas institusi maupun perusahaan disana sudah tertera dengan sangat jelas. Bila terjadi infeksip – infeksi yang berasal dari luar harus melalui beberapa prosedur, tidak dapat langsung menuju bagian departemen atau bagian tertentu.

Unsur – unsur

Unsur-unsur dalam  standar operasional prosedur akan sangat menentukan terhadap efektifitas penyusnan serta penerapan SOP itu sendiri. Ketika unsur-unsur yang terdapat didalamnya, maka SOP tersebut tidak berarti lagi.

Adapun unsur-unsur Standar Operasional Prosedur yang biasa digunakan sebagai acuan dalam mengimplementasikan SOP adalah:

1. Tujuan

Dalam pembuatan atau penyusunan SOP pada dasarnya harus memiliki tujuan yang jelas agar dapat dijadikan sebagai landasan setiap prosedur atau langkah kegiatan yang ada dalam SOP, termasuk dalam hal keputusan-keputusan yang diambil pada saat melaksanakan suatu prosedur dan kegiatan.

2. Kebijakan

SOP yang dijadikan sebagai kebijakan atau prosedur kerja sebaiknya harus dilengkapi dengan pernyataan kebijakan terkait yang bertujuan guna mendukung pelaksanaan prosedur yang efektif & efisien. Kebijakan – kebijakan yang terkait terhadap standar operasional prosedur sifatnya lebih spesifik untuk masing – masing prosedur.

3. Petunjuk operasional

Bagaimana pengguna akan membaca panduan SOP tersebut dengan benar. Bagian ini begitu penting untuk mengarahkan pengguna dalam memahami berbagai bentuk tampilan & simbol-simbol yang digunakan dalam prosedur yang bersangkutan.

4. Pihak yang terlibat

hal penting yang harus diperhatikan dalam penyusnan Standar Operasional Prosedur adalah pihak atau fungsi yang terlibat  dalam prosedur yang bersangkutan. Dalam pelaksanaan-nya lebih baik menggunakan nama bagian atau unit, departemen atau juga nama jabatan orang, yang rentan terhadap perubahan atau penggantian.

5. Formulir

Merupakan bentuk standar & dokumen-dokumen  atau biasa disebut sebagai blanko atau dokumen yang biasa digunakan dalam menjalankan prosedur tertentu sebagai media yang menghubungkan tiap keputusan & kegiatan yang dilakukan oleh setiap pihak yang terlibat dalam prosedur tersebut

6. Masukan

Setelah formulir sebagai mdua masukan disiapkan, maka kegiatan di dalam sistem dapat dilakukan, dengan asumsi bahwa kualitas data sudah memenuhi persyaratan sesuai yang dinyatakan dalam kebijakan atau syarat prosedur.

7. Proses

Merupakan tahapan lanjutan setelah masukan dalam prosedur. Proses ini terdiri atas satu atau lebih subproses. Hal ini juga dapat terjadi dalam suatu kegiatan yang bertujuan mengubah masukan menjadi keluaran. Data & informasi di dalam masukan diubah menjadi informasi & knowledge yang dibutuhkan oleh organisasi untuk pengambilan keputusan dan melaksanakan kegiatan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan, baik jangka pendek maupun jangka panjang.

8. Laporan

Laporan yang ada dalam SOP harus dibedakan dengan formulir, blanko, atau dokumen lainnya. Laporan dalam suatu prosedur biasanya sangat spesifik & tidak sama dengan laporan yang diproduksi di dalam prosedur lainnya.

9. Validasi

Merupakan bagian terpenting dalam pengambilan keputusan serta pelaksanaan kegiatan dalam suatu organisasi. Tujuan dilakukannya suatu validasi adalah untuk memastikan bahwa semua keputusan yang diambil & kegiatan yang dilakukan telah sah (valid).

10. Kontrol

Kontrol dapat dibedakan dengan berbagai cara, misalnya menurut spesifikasinya, prosedur, kepatuhan, dan lain sebagainya. Untuk dapat SOP sesuai dengan yang diharapkan maka kontrol yang diterapkan harus mencakup semua bentuk kontrol tersebut (Tambunan, 2013: 142-165).

Jenis – jenis SOP

Jenis atau macam SOP dalam penyelenggaraan kegiatan khususnya lingkup pemerintah dapat dibedakan berdasarkan sifat kegiatan,  besaran kegiatan, kelengkapan kegiatan, dan jenis kegiatannya. ^[4]

Berdasarkan sifat kegiatan

Berdasarkan sifat kegiatannya, SOP dikategorikan dalam dua jenis yaitu:

1. 1. SOP teknis

Merupakan standar prosedur yang begitu rinci dari kegiatan yang dilakukan satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan. Adapun ciri – ciri SOP teknis ini adalah:

• • • • Pelaksana kegiatan berjumlah satu atau kesatuan tim kerja atau satu jabatan meskipun dengan pemangku yang lebih dari satu.
      • Berisi langkah rinci atau cara melakukan pekerjaan atau langkah detail kegiatan.

1. 2. SOP administratif

Merupakan kebalikan dari SOP teknis, bersifat umum tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan. Adapun ciri dari SOP ini adalah:

• • • • Pelaksana kegiatan jumlahnya banyak atau lebih dari satu aparatur atau satu jabatan & bukan merupakan satu kesatuan tunggal.
      • Berisi tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah-langkah pelaksanaan kegiatan yang bersifat makro atau mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan.

Berdasarkan Besaran Kegiatan

Standar Operasional Prosedur menurut cakupan dan besaran kegiatannya dibedakan menjadi dua jenis:

1. 1. SOP Makro

Mencakup seberapa besar SOP (SOP mikro) yang mencerminkan bagian dari kegiatan tersebut atau SOP yang merupakan integrasi dari beberapa SOP (SOP mikro) yang membentuk serangkaian kegiatan dalam SOP tersebut. SOP makro ini tidak mencerminkan kegiatan yang sesungguhnya dilakukan oleh pelaksananya.

1. 2. SOP Mikro

Adalah SOP yang kegiatannya merupakan bagian dari sebuah SOP (SOP makro) atau SOP yang kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan SOP (SOP makro) yang lebih besar cakupannya.

Berdasarkan Kelengkapan Kegiatan

1. 1. SOP Final

Merupakan SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final.

1. 2. SOP Parsial

Adalah SOP yang berdasarkan kegiatannya belum menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final, dengan demikian kegiatan ini masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhirnya.

Berdasarkan Jenis Kegiatan

1. 1. SOP Generik (Umum)

Merupakan sop yang sifat dan mutan kegiatannya relatif memiliki kesamaan baik dari segi kegiatan yang di SOP-kan maupun dari tahapan kegiatan dan pelaksanaannya.

1. 2. SOP Spesifik (khusus)

Adalah keblikan dari dari SOP  Generik, dimana  sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki perbedaan dari kegiatan yang di SOP-kan tahapan kegiatan, aktof (pelaksana) dan tempat SOP tersebut diterapkan.

Tujuan 

Menurut ekotama tujuan SOP pada suatu lembaga atau institusi agar menyederhanakan pekerjaan kita untuk fokus pada intinya, akan tetapi cepat dan tepat. Melalui cara ini, keuntungan akan lebih mudah diraih, pemborosan diminimalisasi, dan kebocoran keuangan dapat dicegah. Sementara menurut Purnamasari (2015:16) tujuan dan fungsi dari SOP, sebagai berikut:

• • Memberikan sebuah rekaman kegiatan & pengoperasiannya secara peraktis.
  • Dapat mengetahui secara jelas peran & fungsi tiap-tiap posisi dalam suatu organisasi / perusahaan.
  • Guna membentuk kedisiplinan pada semua anggota organisasi baik yang ada dalam institusi, organisasi, atau perusahaan.
  • Menjaga tingkat kinerja yang konsisten pada tiap-tiap unit kerja.
  • Untuk memperlancar tugas dan pekerjaan karyawan
  • Bilamana terjadi penyelewengan atau penyelahguanaan wewenang, maka melalui SOP ini dijadikan sebagai dasar hukum yang kuat untuk guna mengambil suatu tindakan.
  • Untuk memberikan kemudahan dalam menyaring, menganalisis, & hal – hal atau pekerjaan yang tidak sesuai dengan prosedur.
  • Guna meminimalkan kesalahan atau kegagalan, keraguan/duplikasi inefisiensi.
  • Memperbaiki kualitas atau performa keryawan.
  • Menguatkan regulasi perusahaan.
  • Menjelaskan tentang segala peralatan untuk keefektifan program pelatihan.
  • Untuk memberikan kemudahan dalam melaksanakan pekerjaan, dengan demikian semua karyawan akan menyadari tentang tugas dan tanggang jawab pekerjaannya, memahami & mengetahui hak dan kewajibannya.
  • Melindungi organisasi/unit kerja & karyawan dari malpraktik atau kesalahan lain.

Manfaat SOP

SOP sangat berperan penting dalam suatu perusahaan, hal ini dikarenakan, umumnya SOP dijadikan sebagai pedoman sekaligus acuan dalam hal kegiatan-kegiatan yang dijalankan dalam sebuah organisasi agar berjalan dengan efektif dan membantu perusahaan untuk mencapai tujuannya, baik yang sifatnya jangka pendek maupun jangka panjang.^[3]

Secara detail berikut manfaat sop sebagai pedoman dalam suatu organisasi:

1. 1. Pedoman kebijakan

Manfaat pertama dari SOP dalam sebuah organisasi adalah sebagai pedoman kebijakan. SOP yang efektif biasanya disusun berdasarkan kebijakan yang terdapat pada organisasi tersebut. Kebijakan-kebijakan ini nantinya akan menjadi sumber prosedur operasional standar.

1. 2. Pedoman kegiatan

Melalui standar operasional prosedur diharapkan organisasi dapat mengatur kegiatan-kegiatannya untuk lebih efektif (Tambunan, 2013:108).  Agar SOP berjalan secara efektif perusahaan harus mempu menyederhanakan setiap pekerjaan dan tidak mempersulit orang yang berhubungan dengan kegiatan tersebut atau orang yang membutuhkan hasil dari kegiatan tersebut.

1. 3. Pedoman birokrasi

Seperti dijelaskan diawal, melalui SOP semua kegiatan yang menyangkut birokrasi akan lebih jelas & tidak berbelit-belit. Dalam hal ini, peran dan manfaat terhadap anggota organisasi pada tingkat jabatan yang memiliki wewenang birokrasi. SOP diharuskan dapat mengambarkan setiap titik pengesahan birokrasi sebagai kontrol keabsahan langkah – langkah kegiatan (Tambunan, 2013:108-110).

1. 4. Pedoman administrasi

Melalui penerapan SOP, diharapkan organisasi dapat menyelenggarakan adminstrasi secara baik. Dalam penyelenggaraan administrasi SOP sangat berperan penting, sebab banyak bukti praktis yang menunjukkan bahwa kemampuan operasional yang baik, penyelenggaran administrasi tidak berguna tanpa SOP yang jelas. Adminstrasi yang efektif harus menerapkan setiap prosedur dalam artian bahwa adminstrasi merupakan metode untuk memastikan bagiamana suatu dokumen, formulir, blanko, atau laporan-laporan digunakan, didistribusikan, dan didokumentasikan dalam setiap prosedur yang ada (Tambunan, 2013:112).

1. 5. Pedoman evaluasi kinerja

Melalui penetapan standar operasional prosedur diharapkan berdampak pada kinerja yang lebih baik. Evaluasi kerja dilakukan melalui penerapan SOP, merupakan standar atau ukuran ketaatan (compliance) terhadap prosedur. Bila berjalan secara optimal akan membantu perusahaan untuk meminimalisir terjadinya penggelapan ataupun penyelewengan dalam hal kegiatan yang dilaksanakan.

Bila evaluasi dilakukan secara intensif & teratur, akan membantu menilai efektifiitas dan efisiensi SOP, serta meningkatkan kinerja yang bersangkutan.

1. 6. Pedoman integrasi

SOP dalam suatu organisasi tentu tidak akan berfungsi bila prosedur-prosedur yang terdapat didalam organisasi berdiri sendiri, dimana terdapat kegaitan-kegiatan yang tumpang tindih atau banyak penggunaan dokumen & formulir yang berulang, terdapat banyak laporan-laporan yang tidak termanfaatkan secara optimal, terjadi distribusi laporan-laporan yang tidak tepat atau sebalikya tidak ada standar dalam penerapan prosedur. (Tambunan, 2013:115)